A gestão da locação de imóveis, salas, galpões e equipamentos exige uma administração cuidadosa para evitar erros, prejuízos e perda de tempo. Com atividades recorrentes como a emissão de boletos e renovação de contratos, a gestão da locação pode ser aperfeiçoada para alcançar mais eficiência, em menos tempo.
Confira as dicas para auxiliar os empreendedores a melhorarem os processos e realizar uma gestão mais eficaz:
1 – Formalização dos contratos
Parece óbvio, mas o primeiro passo para uma boa gestão da locação é a organização dos documentos e formalização dos contratos, com todas as negociações especificadas. Isso é fundamental para evitar problemas no futuro e deixar todas as informações esclarecidas. É importante definir a data de pagamento, os juros, multas em caso de atraso ou avarias, o prazo do contrato, a condição do imóvel ou produto, as taxas e impostos que deverão ser pagos pelo inquilino, entre outros detalhes importantes. Tudo precisa estar formalizado e descrito no contrato.
2 – Organização dos documentos
Outro ponto importante que não deve ser esquecido é a organização dos documentos dos clientes. É imprescindível ter tudo classificado e identificado em pastas onlines ou físicas, que possam ser atualizadas constantemente e acessadas com facilidade e rapidez.
3 – Controle das contas
Ter controle das contas a receber e a pagar é indispensável para o bom andamento de qualquer negócio. Controlar o fluxo de caixa é fundamental para evitar problemas financeiros, perder prazos de pagamento e entender como está a saúde financeira da empresa, além da melhor forma de utilizar os recursos.
4- Tecnologia
Usar recursos tecnológicos como sistemas de controle financeiro que possuam módulos de gestão de locação, auxilia todo o processo, aumentando a eficiência, diminuindo riscos e reduzindo o tempo gasto na atividade.
O YpControl, sistema paraibano de gestão financeira, por exemplo, lançou um novo módulo destinado às imobiliárias e empresas de aluguel de equipamentos. A Gestão de Locação permite controlar a quantidade de locações no mês, as disponibilidades para locações, clientes inadimplentes, alerta para contratos que estão próximos ao vencimento, renovações e reajustes mensais, tudo integrado, com relatórios específicos, que podem ser acessados de qualquer lugar.
Além disso, o sistema possibilita gerir toda a movimentação financeira da empresa em um único lugar, com conciliação bancária, gestão de cobrança, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e emissão de boletos automatizados.
Para Cláudio Piomonte, diretor do sistema YpControl, a ideia é oferecer mais organização, controle, segurança e agilidade para que as imobiliárias e empresas que trabalham com locação otimizem sua operação, automatizem processos e dediquem mais tempo ao atendimento de seus clientes e às novas vendas.